Politique de sécurité et de confidentialité des données

1. Objectif de la Politique

1.1 Cadre législatif

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ c P-39.1) du Québec, telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (« Loi 25 ») et lorsque requis, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE »), notamment pour les traitements de données effectués dans un contexte commercial fédéral ou interprovincial. À ce titre, Spiria (ci-après collectivement « nous » ou « notre ») met en œuvre des moyens visant à protéger vos renseignements personnels.

1.2 Objectifs de la Politique

Cette politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») encadre les pratiques de confidentialité de Spiria relativement aux renseignements personnels que vous partagez volontairement avec nous dans le cadre de votre visite du site web de Spiria soit https://www.spiria.com/ (ci-après le « Site »), en communiquant avec nous par le biais des médias sociaux ou lorsque vous communiquez avec nous en utilisant le moyen de votre choix (ex. : téléphone, par courriel, etc.). Cette Politique vise principalement à vous renseigner sur :

• Les renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous et à quelles fins ;
• De quelle façon nous utilisons vos renseignements personnels ;
• À qui nous sommes susceptibles de communiquer vos renseignements personnels ;
• Quels sont vos choix offerts relativement à la cueillette, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels ;
• Quels types de procédures de sécurité sont mises en place pour protéger vos renseignements personnels ;
• Quels sont vos droits à l’égard de ces renseignements personnels (droit d’accès, de rectification et de retrait de consentement) ;
• La conservation et la destruction de vos renseignements personnels ; et
• Comment nous joindre si vous avez des questions, des commentaires ou une plainte à formuler.

2. Quels renseignements personnels recueillons-nous et par quels moyens ?

2.1 Renseignements personnels recueillis auprès des Clients et Visiteurs

Lorsque vous communiquez avec Spiria, que ce soit via notre Site, par courriel, par téléphone ou par l’intermédiaire de formulaires électroniques, vous pouvez nous transmettre certains renseignements personnels. Ces données peuvent être recueillies :

• Volontairement, lorsque vous remplissez un formulaire, téléchargez des ressources, participez à un webinaire, ou communiquez directement avec nous ;
• Automatiquement, lorsque vous naviguez sur notre Site, notamment par l’intermédiaire de témoins de connexion (« cookies ») ou de technologies similaires.
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Le tableau ci-dessous présente les principaux types de renseignements personnels que nous recueillons, ainsi que les moyens par lesquels ces renseignements sont collectés.
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2.2 Renseignements personnels recueillis auprès des Candidats

Lorsque vous postulez à un emploi chez Spiria, que ce soit en réponse à une offre spécifique ou dans le cadre d’une candidature spontanée, vous nous communiquez certains renseignements personnels. Cette collecte se fait :

• Par l’intermédiaire de formulaires électroniques disponibles sur notre Site ;
• Par l’envoi d’un courriel directement à Spiria ;
• Ou par toute autre communication relative à votre candidature.
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À des fins de transparence, veuillez noter que Spiria utilise également des plateformes tierces spécialisées en gestion du recrutement, tel que précisé dans le tableau: Liste des tierces parties à qui les renseignements personnels peuvent être communiqués, pour traiter, stocker et gérer les candidatures. Ces fournisseurs de services agissent en tant que sous-traitants de Spiria et sont liés par des engagements contractuels afin de protéger vos renseignements personnels. Vous trouverez dans le tableau ci-dessous les types de renseignements personnels recueillis.
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2.3 Renseignements personnels recueillis par fichiers témoins (« cookies ») de tiers

Lorsque vous naviguez sur notre Site, des fichiers témoins, communément appelés « cookies », peuvent être déposés sur votre appareil. Ces fichiers témoins permettent de collecter certains renseignements techniques, analytiques ou comportementaux afin :

• d’assurer le bon fonctionnement et la sécurité du Site ;
• d’évaluer et d’améliorer la performance du Site ;
• de personnaliser votre expérience de navigation ou nos communications marketing ;
• d’analyser les comportements de navigation à des fins statistiques ou publicitaires.
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Certains témoins sont dits essentiels à la fonctionnalité du Site, tandis que d’autres, dits non essentiels (ex. : témoins analytiques ou publicitaires), ne sont utilisés qu’avec votre consentement. Certains de ces témoins sont exploités par des fournisseurs tiers, pouvant traiter les données recueillies pour leurs propres finalités, en accord avec leurs politiques respectives. Nous vous invitons à consulter notre tableau: Liste des témoins de connexion offerts ou utilisés par des tiers pour obtenir plus de détails sur les types de témoins utilisés, leurs finalités et les fournisseurs impliqués.

Communication hors Québec. Certains des témoins de connexion utilisés et collection de renseignements personnels sur notre Site peuvent entraîner la transmission de ces informations vers des juridictions situées à l’extérieur du Québec, notamment vers les États-Unis et le reste du Canada, lorsque ces témoins sont exploités par des fournisseurs technologiques dont les serveurs sont localisés à l’étranger.

Visiteurs des États-Unis. Vos renseignements personnels peuvent être traités tant au Canada qu’aux États-Unis, sous un régime de protection qui peut différer de celui en vigueur dans votre État.

Visiteurs de l’Espace économique européen (EEE) et du Royaume-Uni. Vos renseignements personnels peuvent être transférés et traités au Canada et aux États-Unis, conformément aux lois canadiennes et aux engagements contractuels pris avec nos fournisseurs de services.

Tableau des témoins de connexion offerts ou utilisés par des tiers. Pour plus de détails sur les fins et les usages des renseignements personnels par ces tiers, consultez notre tableau: Liste des témoins de connexion offerts ou utilisés par des tiers ci-dessous.

2.3.1 Liste des témoins de connexion offerts ou utilisés par des tiers
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2.4 Utilisation de l’intelligence artificielle (IA)

Spiria peut utiliser certaines fonctionnalités intégrant des technologies d’intelligence artificielle (IA) dans le cadre de ses activités, de ses services numériques ou de ses plateformes. Ces technologies peuvent servir à :

• améliorer la sécurité des systèmes (ex. : détection automatisée d’activités anormales ou de cybermenaces),
• optimiser l’expérience utilisateur (ex. : suggestions, interface adaptative),
• accroître l’efficacité opérationnelle (ex. : recherche, rédaction, traduction, génération automatique de contenu ou d’analyse de tendances),
• appuyer nos processus de recrutement (ex. : présélection de candidatures, analyse de C.V., rédaction), sous la supervision et la validation d’un recruteur humain,
• ou appuyer nos processus de développement logiciel sécurisé.
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Lorsque l’IA est utilisée, Spiria s’engage à :

• ne pas utiliser de systèmes de prise de décision automatisée ayant des effets juridiques ou significatifs sans votre consentement explicite ou hors cadre légal applicable ;
• ne divulguer que ce qui est strictement nécessaire ;
• limiter l’usage de l’IA à des finalités professionnelles légitimes.

2.5 À quelles fins collectons-nous vos renseignements personnels ?

Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels pour les fins suivantes :

Fins liées à la gestion des candidatures :

• Évaluer toute candidature soumise en réponse à l’une de nos offres d’emploi ou par toute personne désireuse de réaliser une candidature spontanée ;
• Communiquer avec vous si, par exemple, nous désirons vous offrir un emploi ou obtenir plus d’information relativement à votre candidature ou demande d’emploi ;
• Vérifier les antécédents ou références professionnelles, sous réserve d’un consentement préalable ;
• Effectuer des analyses statistiques et marketing pour identifier les canaux ou plateformes d’origine des candidatures reçues (ex. : LinkedIn, Indeed, Site web, etc.), à des fins d’optimisation du recrutement.
  

Fins liées à la gestion de la relation client et des services :

• Promouvoir les services offerts par Spiria, soit le designa conception et le développement de produits numériques répondant à des enjeux d’affaires complexes.
• Envoyer des informations, des mises à jour, des infolettres et du contenu pertinent aux contacts professionnels ;
• Personnaliser nos communications de marketing en fonction des besoins, des préférences et des intérêts des contacts professionnels ;
• Procéder à l’ouverture d’un dossier client qui contiendra les informations relatives aux Services requis, pour fins de facturation, et qui contiendra des informations qui nous permettront de mieux vous servir. Par exemple, votre compte client pourra contenir les renseignements suivants :
  
  • Le nom de la personne contact ;
  • Son titre professionnel et rôle ;
  • Son adresse courriel professionnelle ;
  • L’adresse de facturation ;
  • Les besoins en lien avec les services demandés ;
  • Ainsi que l’échéancier pour la livraison du/des logiciel(s) ou services.
• Gérer les commandes des Clients effectuer la fourniture des Services ;  
• Procéder à la facturation, grâce aux informations bancaires fournies par vous, en lien avec les Services vous ayant été fournis par Spiria ;
• Valider votre identité lorsque vous vous présentez aux bureaux de Spiria ou lorsque vous communiquez avec nous ;  
• Prévenir les cas de fraude.
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Fins liées à la promotion des services de Spiria :

• Identifier et contacter des entreprises potentielles ou existantes dans le but de leur présenter les Services offerts par Spiria ;
• Promouvoir les Services de Spiria, ainsi que ses expertises, à travers des initiatives marketing ou promotionnelles ciblées ;
• Maintenir l’engagement des prospects et nourrir la relation d’affaires potentielle (« nurturing »), notamment par des contenus ou communications adaptées à leurs intérêts ;
• Conclure des contrats avec les entreprises clientes potentielles ou existantes ;  
• Réaliser des suivis de satisfaction ou de rétroaction client afin d’améliorer l’expérience globale et la qualité des Services ;
• Analyser les performances de Spiria, évaluer les résultats des campagnes de marketing, et prendre des décisions stratégiques en conséquence ;
• Promouvoir le Site.
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Fins légales et réglementaires :

• Répondre aux exigences légales et réglementaires en vigueur ;
• Protéger vos droits (par exemple, afin de nous assurer que des tiers non autorisés n’accèdent pas à vos renseignements personnels) ;
• Protéger les droits, intérêts ou biens de Spiria, de ses clients, de ses employés ou de ses partenaires, notamment dans le cadre de recours judiciaires, d’enquêtes ou de procédures administratives ;
• Assurer le respect de nos obligations contractuelles ou professionnelles, y compris en matière de tenue de dossiers, d’audits ou d’inspections.
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Fins liées à la sécurité et à la performance du Site :

• rotéger la propriété ou la sécurité de Spiria et du Site (nous pouvons, par exemple, utiliser vos renseignements personnels dans le cadre d’un litige vous opposant à Spiria ou encore identifier et empêcher l’accès à notre Site par des « bots » (« robots »)) ;
• Obtenir ou créer des statistiques nous permettant d’évaluer la performance du Site ;
• Assurer la fonctionnalité du Site ;
• Faciliter l’utilisation de notre Site et améliorer et mesurer sa performance ;
• Recenser les pages les plus fréquentées du Site afin de mesurer leur performance, l’intérêt à leur égard et l’intérêt de notre clientèle potentielle à l’égard de nos services ;
• Évaluer l’efficacité du Site d’acquérir et de retenir des Visiteurs ;  
• Transmettre des communications de nature informative sur les Services et les activités de Spiria ;
• Communiquer vos renseignements aux fins et aux entités identifiées au tableau: Liste des témoins de connexion offerts ou utilisés par des tiers.

2.5.1 Nouvelles fins (si applicable)

Si nous envisageons d’utiliser vos renseignements personnels pour des fins substantielles ou nouvelles qui sont incompatibles avec celles décrites dans la présente Politique, nous vous en informerons au préalable. Si la loi l’exige, nous solliciterons alors votre consentement explicite avant de procéder.

2.6 Collecte et utilisation de renseignements personnels à des fins de profilage et d’identification

Autorisation à la collecte de renseignements personnels à des fins de profilage. En raison de l’usage des témoins de connexion susmentionnés nous utilisons les Renseignements personnels de nos Visiteurs à des fins de profilage et d’identification. La collecte et l’utilisation de Renseignements personnels à des fins de profilage et d’identification sont désactivées par défaut. Vous pouvez activer ces fonctions en autorisant la collecte de renseignements personnels à des fins de profilage et d’identification en approuvant le choix dans la fenêtre intempestive qui vous est communiquée lorsque vous accédez à notre Site. Vous pouvez également autoriser cette fonction dans nos paramètres de confidentialité.

2.7 À qui communiquons-nous les renseignements personnels ?

2.7.1 Liste des tierces parties à qui les renseignements personnels peuvent être communiqués
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Communication hors Québec. Par conséquent, les renseignements personnels que nous recueillons peuvent être communiqués, stockés ou traités à l’extérieur de votre province, de votre État ou de votre pays de résidence, notamment :

• Au Canada (incluant hors Québec) ;
• Aux États-Unis ;
• Dans l’Espace économique européen (EEE) ou au Royaume-Uni, lorsque Spiria ou ses fournisseurs de services possèdent des installations, serveurs ou des partenaires dans ces territoires.
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Avant d’effectuer un tel transfert, Spiria s’assure qu’il y a une loi locale en matière de protection des renseignements personnels applicable pour assurer la sécurité de vos données. Lorsque requis, Spiria met en place des ententes contractuelles appropriées ou utilise d’autres mécanismes reconnus (par exemple, clauses contractuelles types, obligations contractuelles spécifiques, engagements de confidentialité) afin de protéger vos renseignements personnels transférés hors de votre territoire de résidence.

Témoins de connexion. Les renseignements collectés par les témoins de connexion mentionnés au Tableau susmentionné Liste des témoins de connexion offerts ou utilisés par des tiers, sont communiqués aux entités et aux fins qui y sont identifiées dans cette politique.

Communications sans consentement permises par la loi. Dans certains cas, la législation applicable nous autorise ou bien peut nous obliger à communiquer vos renseignements personnels sans devoir obtenir votre consentement préalable. Cela peut inclure, par exemple, des situations liées à des exigences légales, réglementaires ou de sécurité, ou encore à la prévention de fraudes ou d’actes illicites.

3. Consentement

En accédant à notre Site, en nous contactant ou en nous fournissant volontairement des renseignements personnels, vous consentez à leur collecte, leur utilisation et leur communication conformément aux finalités décrites à la présente Politique (voir sections 2 et 3), sous réserve de vos droits décrits ci-dessous.

3.1 Le type de consentement requis dépend du contexte

3.1.1 Consentement implicite

Lorsque vous nous fournissez volontairement vos renseignements pour recevoir un service ou une réponse (ex. : soumettre un formulaire de contact ou un C.V.), vous consentez implicitement à l’utilisation de ces renseignements strictement pour répondre à votre demande.

3.1.2 Consentement explicite

Pour certaines utilisations — telles que l’envoi d’infolettres, le profilage, la vérification d’antécédents, ou tout autre traitement non essentiel à la prestation du service — un consentement clair et préalable vous sera demandé, via un formulaire, une case à cocher ou un bandeau de gestion des témoins.

3.1.3 Retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte de vos renseignements personnels à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles. Pour ce faire, vous pouvez refuser ou modifier votre consentement aux témoins de connexion (témoins) directement via la bannière de gestion des préférences accessible sur notre Site. Ce retrait aura un effet prospectif uniquement, c’est-à-dire qu’il empêchera la collecte de nouvelles données à compter de votre choix.

3.1.4 Cas où le consentement n’est pas requis

Dans certains cas, lorsque la Loi nous permet de recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements sans votre consentement, notamment :

• Lorsqu’une loi ou une ordonnance judiciaire l’exige ;
• Lorsqu’un contrat nous lie à vous, pour la gestion de la relation contractuelle ou l’exécution des obligations convenues ;
• En cas d’urgence, lorsque la vie, la santé ou la sécurité d’une personne est menacée ;
• Pour prévenir ou détecter une fraude ou un acte illégal ;
• Pour se conformer à des obligations fiscales, comptables ou de vérification (audit) prévues par la loi ;
• Pour communiquer des renseignements à un avocat ou dans le cadre d’une procédure judiciaire ou précontentieuse, lorsque cela est nécessaire pour protéger nos droits ou ceux d’un tiers ;
• Pour des fins de recherche scientifique, historique ou statistique, sous réserve des conditions prévues par la loi ;
• Lorsqu’il s’agit d’informations manifestement rendues publiques par la personne concernée, dans les limites permises par la loi.
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4. Pendant combien de temps conservons-nous les renseignements personnels ?

Destruction des renseignements personnels dès l’accomplissement des fins, sauf lorsque la loi impose un délai de conservation. Conformément à nos procédures de conservation et de destruction sécuritaires des renseignements personnels, nous ne conservons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins identifiées aux présentes, pour le bénéfice de nos opérations et besoins d’affaires, ainsi que pour nous conformer à nos obligations légales. Par la suite, les renseignements personnels seront détruits de façon sécuritaire et confidentielle. À titre d’exemple, les dossiers de Candidats qui nous ont communiqué leurs renseignements personnels par nos formulaires électroniques disponibles à ces fins, ne sont gardés que pour une période de 24 mois durant laquelle nous gardons votre demande d’emploi afin de vous recontacter si votre candidature nous intéresse ou pour communiquer avec vous si un emploi s’ouvre qui répondrait à vos qualifications.

5. Comment assurons-nous la protection de vos renseignements personnels ?

Mesures de protection. Nous adoptons des mesures de protection physiques, technologiques et administratives pour protéger vos renseignements personnels et diminuer les risques d’accès, d’utilisation, de communication et de destruction non autorisés et/ou illégaux. Notamment, nous :

• Minimisation : limitons consciemment les renseignements personnels que nous collectons. Nous ne collectons que les renseignements personnels nécessaires à l’accomplissement des fins identifiées à la section 2 Quels renseignements personnels recueillons-nous et par quels moyens ?
• Filtrage de sécurité : procédons à un processus de filtrage de sécurité avant d’autoriser l’un de nos employés et représentants à accéder ou traiter vos renseignements personnels ;
• Chiffrage des appareils : utilisons des disques durs chiffrés dans tous nos ordinateurs qui contiennent des renseignements personnels.
• Engagements de confidentialité internes : exigeons de chacun de nos employés autorisés ayant accès à vos renseignements personnels de signer un engagement de confidentialité ;
• Engagements de confidentialité externes : exigeons, lorsque des renseignements personnels sont communiqués à des personnes ou entités externes à Spiria, la mise en place d’engagements de confidentialité afin de protéger les renseignements personnels ;
• Formations : assurons que chacun de nos employés autorisés ayant accès à vos Renseignements personnels bénéficie d’une formation et d’une vigilance adéquates en matière de vie privée et de protection des renseignements personnels et leur offrons une formation annuelle visant à assurer le maintien de ce niveau de vigilance ;
• Limitation des accès : limitons l’accès de vos renseignements personnels aux employés et représentants autorisés qui ont besoin de cet accès afin de poursuivre l’une ou l’autre des fins énumérées dans aux sections 2.5 À quelles fins collectons-nous vos renseignements personnels ? et 2.7 À qui communiquons-nous les renseignements personnels ?
• Calendrier de conservation : conservons une matrice de conservation définie dans nos politiques internes qui nous permet d’assurer que vos renseignements personnels seront détruits dès l’accomplissement de leurs fins ou l’arrivée de tout délai légal de conservation applicable ;
• Protocole de destruction : assurons la destruction sécuritaire des disques durs et ordinateurs détenus par Spiria ;
• Minimisation de données sous forme physique : assurons de ne créer des documents papier contenant des renseignements personnels qu’en fonction d’un besoin commercial réel, et nous évitons leur création ;
• Registre des incidents de confidentialité : tenons à jour un registre des incidents de confidentialité en conformité avec la législation applicable. Advenant la survenance d’un incident de confidentialité qui présente un risque qu’un préjudice sérieux vous soit causé, nous prendrons les mesures nécessaires pour vous en aviser, en conformité avec la législation applicable.
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Aucune garantie possible. Bien que nous mettions en place des mesures rigoureuses de sécurité pour protéger vos renseignements personnels, il est important de rappeler qu’aucun système technologique n’est entièrement à l’abri des risques, qu’il s’agisse de transmission par Internet ou de stockage électronique. Si vous avez des raisons de croire qu’un incident de sécurité a pu compromettre vos renseignements personnels, nous vous invitons à nous en informer sans délai par courriel au dpo@spiria.com.

6. Choix du Visiteur

Modification de nos paramètres de confidentialité dans la fenêtre intempestive. Tous les Visiteurs peuvent également choisir, par le biais de notre fenêtre intempestive, les paramètres de confidentialité répondant le mieux à leurs besoins.

Modifications des paramètres des témoins de connexion sur votre navigateur web. Vous pouvez gérer le traitement de vos renseignements personnels par des témoins de connexion en modifiant les paramètres de votre navigateur. Pour plus d’informations sur la modification des paramètres de votre navigateur, vous pouvez vous référer aux informations offertes par ceux-ci. Par exemple, vous pouvez vous informer ici (si vous utilisez Google Chrome), ici (si vous utilisez Mozilla Firefox) ou ici (si vous utilisez Microsoft Edge). Cependant, votre refus d’accepter les témoins pourrait limiter votre accès à certaines fonctions de notre Site.

7. Comment retirer votre consentement à la communication ou l’utilisation ?

Votre droit de retrait de votre consentement à la communication ou à l’utilisation. Vous pouvez en tout temps, retirer ou modifier votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels, sous réserve de la loi et de vos obligations contractuelles applicables. Pour ce faire, vous pouvez refuser ou modifier votre consentement aux témoins de connexion (cookies) à partir de la bannière de gestion des préférences affichée sur notre Site. Ce retrait s’applique de manière prospective uniquement, c’est-à-dire qu’il empêchera la collecte de nouvelles données, mais n’entraîne pas automatiquement la suppression des renseignements personnels déjà recueillis (veuillez consulter la procédure à la section Procédure applicable. Toute demande de rectification doit être communiquée à notre Responsable de la protection des renseignements personnels selon la procédure identifiée à la section 9.1 - Procédure de demande d’accès, de rectification et de retrait de consentement. Veuillez noter que la loi peut nous empêcher d’accepter une demande de rectification pour divers motifs.). Cependant, si vous retirez votre consentement à certains usages ou à certaines communications de vos renseignements personnels, il se pourrait que nous ne puissions plus vous fournir certains services ou que la qualité de nos services en soit affectée.

8. Comment accéder aux Renseignements personnels vous concernant ?

Contenu du droit d’accès. Vous disposez d’un droit d’accès à vos renseignements personnels. À ce titre, vous pouvez nous demander de :

• Vous informer de l’existence d’un renseignement personnel qui vous concerne dans les systèmes de Spiria ou des systèmes tiers, selon la demande reçue ;
• Recevoir communication des renseignements personnels vous concernant ;
• Consulter les renseignements personnels que nous conservons sur vous en vous permettant, une fois que nous aurons validé votre identité, d’en obtenir une copie numérique ; et
• À partir du 22 septembre 2024 seulement, nous demander de communiquer tout renseignement recueilli auprès de vous (excluant les renseignements personnels créés ou inférés à partir d’un renseignement personnel vous concernant) dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Vous pouvez également nous demander, de communiquer ainsi votre renseignement personnel à toute personne ou à tout organisme autorisé par la loi à recueillir le renseignement personnel.
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Frais raisonnables exigibles. Des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de vos renseignements personnels. Nous vous communiquerons ces frais avant de procéder à la transcription, reproduction ou transcription des renseignements personnels.

Procédure applicable. Toute demande d’accès doit être communiquée à notre Responsable de la protection des renseignements personnels selon la procédure identifiée à la section 9.1.Procédure de demande d’accès, de rectification et de retrait de consentement Veuillez noter que la loi peut nous empêcher d’accepter une demande d’accès pour divers motifs. Comme certains renseignements personnels peuvent être hébergés ou traités dans des systèmes de fournisseurs de services technologiques tiers (par exemple, des plateformes de recrutement ou de gestion des candidatures). Dans de tels cas, Spiria pourrait dépendre de la disponibilité technique ou des conditions d’utilisation de ces plateformes tierces pour traiter certaines demandes d’accès, de communication ou de transmission de données. Nous nous engageons à collaborer raisonnablement avec ces fournisseurs afin de répondre à votre demande, dans les limites prévues par la loi.

9. Comment rectifier les renseignements personnels vous concernant ?

Contenu du droit de rectification. Vous pouvez nous adresser une demande de rectification afin de nous demander de corriger vos renseignements personnels dans les circonstances suivantes :

• Votre renseignement personnel est inexact ;
• Votre renseignement personnel est incomplet ;
• Votre renseignement personnel est équivoque ;
• La collecte, la communication ou la conservation de votre renseignement personnel n’étaient pas autorisées par la loi.
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Destruction des renseignements personnels. Vous pouvez également nous demander, dans une demande de rectification, de détruire tout renseignement personnel collecté ou conservé si la collecte, la communication ou la conservation de votre renseignement personnel n’étaient pas autorisées par la loi.

Livraison d’une copie ou d’une attestation. Si nous vous accordons votre demande de rectification, vous pouvez nous demander de vous communiquer une copie de tout renseignement personnel modifié ou ajouté, ou, selon le cas, une attestation du retrait d’un renseignement personnel.

‍Toute demande de rectification doit être communiquée à notre Responsable de la protection des renseignements personnels selon la procédure identifiée à la section 9.1 - Procédure de demande d’accès, de rectification et de retrait de consentement. Veuillez noter que la loi peut nous empêcher d’accepter une demande de rectification pour divers motifs.

9.1 Procédure de demande d’accès, de rectification et de retrait de consentement

Procédure. Pour être considérées, toutes demandes prévues aux sections 7 à 10 doivent être adressées par écrit à Vincent Huard, Vice-président des opérations et Responsable de la protection des renseignements personnels de Spiria en communiquant un courriel à 7 to 10 must be addressed in writing to Vincent Huard, Vice-President of Operations and Privacy Officer of Spiria by sending an email to dpo@spiria.com.

Obligation de prouver votre identité. Vous devrez prouver votre identité par la présentation de deux pièces d’identité valides avec photo, avant que nous puissions accepter votre demande.

Délais de réponses. Nous avons l’obligation légale de répondre (favorablement ou défavorablement) à toute demande d’accès ou de rectification dans un délai de 30 jours suivant sa réception et la confirmation de votre identité. Nous pouvons refuser toute demande conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

10. Procédure de plaintes

Procédure de plainte. Vous pouvez adresser une plainte contre nos pratiques en matière de gouvernance ou de protection des renseignements personnels à Vincent Huard, Vice-président des opérations et Responsable de la protection des renseignements personnels de Spiria par courriel à dpo@spiria.com.

Devoir d’assistance ou questionnements. Vous pouvez également contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels si vous avez des questions à l’égard de vos droits d’accès, de rectification ou de retrait de consentement. Vous pouvez également lui demander son assistance afin de mieux préciser vos demandes d’accès, de rectification ou de retrait de consentement ou, si applicable, afin de mieux comprendre les motifs d’un refus à l’égard de l’une ou l’autre de ces demandes.

11. Signalement confidentiel de comportement répréhensible grave (lanceur d’alerte)

Spiria valorise l’éthique, la transparence et le respect de ses engagements envers ses employés, partenaires, clients et le public. À ce titre, un mécanisme confidentiel et sécurisé est offert à toute personne souhaitant signaler un comportement grave ou contraire à la loi, à l’éthique ou aux politiques internes de Spiria.

Les signalements peuvent concerner, par exemple : des fraudes, conflits d’intérêts, violations des droits humains, manquements en matière de sécurité ou de protection des renseignements personnels, ou tout autre acte grave portant atteinte à l’intégrité de Spiria.

Il est possible de soumettre un signalement de manière totalement anonyme ou confidentielle via une plateforme sécurisée, accessible à l’adresse suivante : https://whistleblowersoftware.com/secure/spiria

Ce canal est indépendant des canaux de communication habituels. Il permet, si vous le souhaitez, de suivre l’évolution de votre signalement et de communiquer avec les personnes responsables de son traitement, tout en préservant votre anonymat. Spiria s’engage à protéger toute personne qui effectue un signalement de bonne foi contre toute forme de représailles ou de préjudice.

12. Accès à la boîte de réception dpo@spiria.com

Veuillez noter que le courriel dpo@spiria.com n’est pas consulté exclusivement par le Responsable de la protection des renseignements personnels. Cette boîte de réception est également accessible à certains membres dûment autorisés du personnel de Spiria, qui ont besoin d’y accéder dans le cadre de leurs fonctions, afin d’assurer un suivi adéquat, une surveillance proactive et le respect des délais prescrits par la législation applicable. Tous les accès à cette boîte de réception sont gérés conformément aux principes de confidentialité et de sécurité des renseignements personnels de Spiria.

13. Mise à jour de la présente Politique

Modifications possibles. Nous pouvons modifier la présente Politique de temps à autre. Nous vous aviserons de toute modification à la présente Politique en indiquant, au début de celle-ci, la date des dernières modifications. Si nous possédons votre adresse courriel, nous pourrions vous communiquer un avis identifiant toutes modifications à la présente Politique.

Consentement aux modifications. Votre consentement par le biais de la fenêtre intempestive à cet effet et votre utilisation continue du Site ou le fait que vous nous fournissiez des renseignements personnels à la suite de l’affichage des modifications apportées à la présente Politique équivaut à acquiescer aux modifications apportées à la présente Politique, sous réserve des dispositions de la loi applicable.

14. Attention aux sites Web de tiers

Absence de responsabilité Le présent Site peut contenir des liens vers des sites Web ou services exploités par des tiers. Ces sites tiers sont indépendants de Spiria et sont régis par leurs propres politiques de confidentialité et conditions d’utilisation. Spiria décline expressément toute responsabilité concernant la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation de vos renseignements personnels par ces sites ou services de tiers. Le fait de cliquer sur un lien menant vers un site externe relève de votre seule décision et est effectué à vos propres risques. Nous vous recommandons de lire attentivement les politiques de confidentialité et conditions d’utilisation de tout site tiers avant de leur transmettre vos renseignements.