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Comment maximiser l’adoption d’un nouveau logiciel lors d’une refonte

Comme vous le savez, le monde des technologies et du logiciel change beaucoup. Mais il y a une chose qui demeure : le succès d’un projet logiciel est grandement lié à son adoption par ses utilisateurs.

Les utilisateurs n’aiment généralement pas le changement. Ils n’aiment surtout pas les changements qui ne servent à rien, qui n’ont pas pour objectif de leur rendre la vie meilleure. Ils n’aiment pas avoir à réapprendre tout ce qu’ils connaissent. Les seuls changements acceptés par les utilisateurs sont ceux dont ils perçoivent la valeur ajoutée.

Les seuls changements acceptés par les utilisateurs sont ceux dont ils perçoivent la valeur ajoutée.

Voici cinq règles pour bien démarrer un projet de refonte logiciel et maximiser son adoption par les utilisateurs.

  1. Ne pas trop investir sur la formation au nouvel outil, mais plus sur son fonctionnement intuitif.
  2. Impliquer des utilisateurs tout au long de la refonte.
  3. Identifier des « évangélistes » et leur offrir un support.
  4. Établir un plan de communication accompagnant votre plan d’implémentation.
  5. Créer un sentiment d’urgence face au changement. Donner aux employés des raisons positives de vivre les changements à venir.

Dans cet article je parlerai surtout des points 2 et 3 et des bénéfices qu’ils peuvent apporter à votre entreprise.

Impliquer les utilisateurs étape par étape

Processus de refonte logicielle

Avant le début du projet :

La première étape débute avant même de confier la réalisation de votre projet de développement logiciel. Vous pouvez commencer en regardant comment les gens utilisent le système en place. À ce moment, il est important de :

  • Connaître le profil des utilisateurs (femmes, hommes, âges, scolarité, années d’expérience).
  • Comprendre les tâches et les étapes qu’ils accomplissent avec le logiciel, et parfois aussi avec des outils connexes qu’ils se sont développés eux-mêmes.
  • Savoir leurs attentes envers un nouveau logiciel.
  • Avoir une idée de leurs émotions face au changement de logiciel. Ont-ils hâte ou bien peur ?

Après ce travail d’observation, vous aurez une bonne idée de leurs désirs, de leurs motivations et de leurs éventuelles craintes face à un nouveau logiciel.

L’essentiel avant de vous lancer dans le développement d’un nouveau logiciel est de bien cerner les processus globaux de l’application, ce qu’il faut enlever, ajouter ou améliorer dans le système.

Vous pouvez alors impliquer un utilisateur qui réalise beaucoup de tâches avec le logiciel. Si vous avez aussi sous la main un super-utilisateur qui connaît le logiciel comme sa poche, c’est un bon moment pour le mobiliser. Si vous avez le choix, prenez des utilisateurs aux personnalités favorables aux changements et leaders naturels. Ils seront vos représentants auprès des autres utilisateurs. L’essentiel avant de vous lancer dans le développement d’un nouveau logiciel est de bien cerner les processus globaux de l’application, ce qu’il faut enlever, ajouter ou améliorer dans le système.

Au début du projet :

La deuxième étape est de définir la vision du logiciel, les fonctionnalités clés.

Vous pouvez demander à votre super-utilisateur de vous aider dans la priorisation du développement à accomplir. Ceci fera ressortir ce qui a le plus de valeur pour eux et pourrait vous éviter de devoir payer pour des fonctionnalités qui ne leur sont pas vraiment nécessaires.

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Au cours du développement :

La troisième étape est une étape de validation. À ce moment, vous pouvez valider les détails des fonctionnalités souhaités ainsi que définir des attentes claires pour chacune.

Impliquez un ou deux utilisateurs directement concernés par la fonctionnalité en développement. Ils pourront répondre à des questions plus pointues afin de mieux définir le travail à accomplir, et ils pourront valider que l’implantation de la nouvelle solution se fait correctement, que votre vision est la bonne et qu’il n’y a pas de bogues.

En cours de développement vous pouvez aussi impliquer votre utilisateur représentant. Il pourra s’assurer que cela concorde avec la vision globale du projet. Il est votre allié pour comprendre comment toutes les pièces doivent s’emboîter ensemble.

À la fin du projet :

Si l’implication des utilisateurs s’est bien déroulée dès le début du projet et en cours de développement, la quatrième étape de fin du projet devrait se passer sans implication particulière de la part des utilisateurs. Ils peuvent agir dès lors en tant qu’ambassadeurs du nouveau logiciel au sein de l’entreprise.

Impliquer les utilisateurs, les avantages pour l’entreprise

Avoir des utilisateurs engagés et motivés dans le succès du nouveau logiciel est certainement le plus grand atout. La gestion du mécontentement devrait diminuer et le plaisir augmenter !

Le nouveau logiciel devrait mieux répondre à leurs besoins et les aider à mieux accomplir leur travail. Vos utilisateurs gagnent en efficacité et ont du temps pour de nouvelles tâches.

Une application sensée et développée selon le contexte de l’entreprise devient intuitive et réduit la documentation et les formations.

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Nous pouvons vous aider !

Vous ne savez pas trop par où commencer avec votre stratégie utilisateur pour votre refonte logicielle ? Notre équipe de professionnels en Expérience Utilisateur (UX) peut vous aider à structurer et planifier votre démarche. Nous pouvons aussi agir en tant que consultants externes pour réaliser les prises de besoins et les suivis. Parfois, les utilisateurs sont plus bavards lorsqu’ils parlent à des personnes extérieures à l’entreprise.

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Cette entrée a été publiée dans Applications web
par Martine Brouillard.
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