Bureautique, l’avenir est dans le nuage

Les applications cloud ont de plus en plus la cote auprès des entreprises, particulièrement les grands groupes et les multinationales. Google a révélé, lors du dévoilement de ses derniers résultats trimestriels, que plus de 3 millions d’utilisateurs payants sont désormais abonnés à la suite bureautique Google G Suite (anciennement appelée Google Apps for Work) !

Microsoft a également annoncé récemment que les ventes de la suite Office 365, ses propres applications dans le nuage, ont bondi de 47 % et que ces logiciels comptent maintenant plus de 25 millions d’abonnés.

Mais qu’en est-il de ces applications de productivité en ligne ? Quels sont les avantages pour les entreprises ?

Google G Suite, Microsoft Office 365

L’offre de Microsoft et ainsi que celle de Google comprennent toutes deux des outils familiers pour la grande majorité des utilisateurs : traitement de texte (Word et Docs), chiffrier (Excel et Sheets), présentations (Powerpoint et Slides) de même que des outils de communication (Outlook et Gmail) et de conférence (Skype et Hangouts).

Leurs principaux avantages résident d’abord et avant tout dans une gestion beaucoup plus simple, économique et optimisée des licences d’utilisation. Pour une entreprise par exemple, il n’y a plus aucune installation ni mise à jour à faire. Plus de licences à transférer ni de licences payées, mais non-utilisées parce que certains employés ont quitté l’entreprise par exemple. Le coût des suites bureautiques en ligne est établi à l’utilisation et il est toujours possible d’ajuster le nombre de licences en temps réel auprès du fournisseur cloud.

De plus, le stockage en ligne est également inclus afin de permettre l’archivage de n’importe quel type de document. À titre d’exemple, Microsoft offre 1 To d’espace de stockage en ligne avec chaque licence d’utilisation, ce qui est tout de même considérable !

La collaboration

Comme les suites bureautiques en ligne reposent sur une architecture cloud, elles permettent le partage ainsi qu’une accessibilité aux documents inégalés. Plus encore, la collaboration en direct sur un même document, qui semblait vraiment une utopie il y a quelques années à peine, est désormais une réalité. Les membres d’une même équipe peuvent donc travailler conjointement, au même moment sur un seul et même document. Les documents sont continuellement enregistrés dans le nuage et sont donc toujours à l’abri d’une perte due à un bris d’équipement ou un problème de connexion par exemple.

Cela signifie de plus que les documents deviennent accessibles sur tout type de plateforme en temps réel. Cette réalité fait en sorte qu’on puisse commencer un document sur un ordinateur portable, le poursuivre sur une tablette et enfin le terminer (ou à tout le moins l’approuver) sur son téléphone intelligent. Il s’agit d’un gros plus en termes de productivité.

La sécurité

Particulièrement dans le cas des applications cloud, les questions sur la sécurité surgissent constamment. Comment s’assurer que les données stockées en ligne ne tombent pas dans de mauvaises mains ?

C’est pourquoi à la fois Google et Microsoft ont fait de gros efforts pour sécuriser leurs suites bureautiques et gagner la confiance des entreprises. Lors du dévoilement des résultats, le chef de la direction de Google, Sundar Pichai, attribuait justement les récents succès de la plate-forme Google G Suite, particulièrement auprès des grandes entreprises, au haut degré de sécurité offert. Durant la dernière année, Microsoft a également repensé son approche de la sécurité et proposé une panoplie de nouveaux outils.

Adoption croissante

L’adoption des suites bureautique en ligne est en train de se faire à vitesse grand V ; selon certaines sources, 4 grandes entreprises sur 10 utilisent déjà ce type de suite bureautique dans le nuage ou encore sont en train de l’implanter. La mise à jour constante des applications et la gestion plus flexible font en sorte que de plus en plus de compagnies se tournent vers ces solutions. Selon M. Pichai, les applications présentement offertes ne sont qu’un début, puisque Google cherche constamment à élargir son écosystème de partenaires reliés à la G suite, notant que « nos clients apprécient notre réactivité à leurs besoins et même à leurs aspirations ».

Avec l’environnement de travail qui évolue aussi rapidement, qu’on pense au télétravail par exemple, les avantages des outils de bureautique dans le nuage apparaissent de plus en plus évidents.