Méthodes et bonnes pratiques

Éviter les pièges de la rétrospective

par Julien Deslières,

16 mai 2016.

Dans la méthodologie Scrum, la rétrospective est une occasion de faire une pause, de prendre du recul sur le projet et de s’interroger sur la façon dont l’équipe travaille, que ce soit au niveau de sa méthodologie, de ses outils de développement ou de tous autres aspects qui permettraient à l’équipe de devenir plus efficace.

Par contre, une rétrospective peut aussi finir par ressembler à une longue parenthèse où l’équipe se vide le cœur et retourne au travail sans qu’il y ait de changement significatif. Alors, comment s’assurer que la rétrospective soit un moteur de changement ? Voici quelques problèmes que j’ai pu rencontrer au travers des rétrospectives que j’ai animées, avec des pistes de solution, ainsi qu’une activité qui s’attaque au problème soulevé :

Longues discussions

Problème :
Parfois, un sujet est très prenant et les membres de l’équipe peuvent en discuter de long en large, avec de nombreuses anecdotes, et cela finit par prendre beaucoup de temps de la rétrospective pour peu de résultats.

Solution :
L’animateur détermine un temps de discussion, par exemple de cinq minutes. Lorsqu’un nouveau sujet de discussion est abordé, un minuteur est démarré. Quand le minuteur sonne, la discussion se termine. Une option peut être ajoutée pour permettre d’allonger une discussion par un vote.

Activité suggérée : “Lean Coffee”, café filtre (récolte de sujets).
Chaque membre de l’équipe écrit sur un papier un sujet de discussion. Ils peuvent en proposer autant qu’ils veulent. Les sujets sont mis sur un tableau et regroupés par thème. L’équipe choisit un premier thème et la discussion part. On limite le temps de discussion à cinq minutes. Au bout de ce temps, on arrête la discussion et les membres du groupe passent au vote, pour savoir s’ils veulent continuer. On poursuit pour un autre cinq minutes de discussion si la majorité de l’équipe a voté oui, sinon, l’équipe choisit un autre sujet. (Ce format de réunion, appelé en anglais Lean Coffee, a été inventé par Jim Benson et Jeremy Lightsmith.)

Fortes têtes

Problème :
Certains membres de l’équipe prennent plus de place que d’autres durant la rétrospective. Les membres plus discrets restent en arrière et écoutent, contribuant beaucoup moins, voire pas du tout à la rétrospective. Cela prive l’équipe de l’apport de ses membres les plus discrets, dont les points de vue pourraient amener un angle différent.

Solution :
Créer une occasion pour que chaque membre de l’équipe ait un mot à dire. Un tour de table permet de s’assurer que chaque personne a dit au moins une chose sur un sujet. Privilégiez aussi les membres les plus discrets pour débuter, pour qu’ils ne soient pas influencés par les leaders du groupe. Ou faites des activités où chacun a le même poids sur les décisions.

Activité suggérée : Enchères (choisir les actions).
Après avoir établi plusieurs Actions, l’équipe doit décider quelles Actions devront être traitées en priorité. L’équipe choisit un nombre d’Actions qu’elle sera prête à prendre en charge, généralement deux ou trois. Pour ce faire, chaque membre de l’équipe a dix votes. Ils peuvent voter pour les Actions qu’ils veulent, et ils peuvent voter plus d’une fois pour une même action. Les deux ou trois Actions finissant avec le plus de votes seront prises en charge par l’équipe.

Passivité

Problème :
Une rétrospective peut être longue, surtout si tout le monde reste assis autour d’une table et surtout, à ne faire qu’écouter passivement. Plus le groupe est grand, plus il y aura de gens passifs, à rester assis à ne rien faire.

Solution :
Il est possible de s’assurer que les membres de l’équipe aient une stimulation physique ou intellectuelle qui les rendra plus actifs. Faites-les se lever, faites-les parler en plus petits groupes pour qu’ils soient moins en mode écoute et plus en mode discussion.

Activité suggérée : “Speed Dating”, rencontres express (génération d’idées).
Chaque membre de l’équipe choisit un sujet de discussion sur lequel il veut discuter. Ensuite, les membres sont répartis en équipes de deux et vont s’isoler dans un coin de la pièce. Ils parlent d’un premier sujet pendant cinq minutes, puis du second pendant cinq autres minutes. L’objectif est de sortir une solution. Au bout de dix minutes, de nouvelles équipes sont formées et dix minutes sont de nouveau accordées à chaque équipe pour discuter des deux sujets. L’activité se termine lorsque chaque membre de l’équipe a discuté avec chacun des autres membres de l’équipe.

Négativisme

Problème :
La rétrospective est un bon moment pour parler de toutes les sources d’irritation que l’équipe rencontre. Il est facile de parler du négatif et c’est nécessaire, puisque l’objectif d’une rétrospective est de s’améliorer. Par contre, cela se fait souvent aux dépens des aspects positifs. Le résultat est que l’équipe peut sortir de la rétrospective découragée ou frustrée par tant de négativisme.

Solution :
Il faut laisser une place au positif. Parler des points positifs permet de souligner les bons coups d’un membre de l’équipe, de voir ce qui va bien, de le renforcer, et de créer un esprit d’équipe.

Activité suggérée : Reconnaissance (clôture).
Pour finir la rétrospective sur une bonne note, chaque membre parle chacun à son tour et doit donner un point positif concernant un autre membre de l’équipe.

Manque de suivi

Problème :
Une fois la rétrospective terminée, il est facile de retourner au projet et oublier tout ce qui a été dit. À la prochaine rétrospective, rien n’a été accompli et les mêmes problèmes sont à nouveau soulevés.

Solution :
Il faut faire un suivi. Ajouter les Actions en tant que tâches à faire dans le prochain sprint, ou dans le backlog de l’équipe si le temps n’est pas opportun. De plus, lors de la prochaine rétrospective, faites un suivi des Actions qui ont été retenues. Plus simplement, il est aussi possible de faire une activité où l’on pose une question. L’animateur conserve les réponses et revient quelques sprints plus tard avec la même question. L’animateur peut ensuite revenir avec les réponses d’une précédente rétrospective et cela permet de voir l’évolution sur le sujet.

Activité suggérée : Suivi du précédent sprint (ouverture).
En ouverture de la rétrospective, l’équipe fait un suivi des Actions qui ont été choisies par l’équipe dans les rétrospectives précédentes. Cela permet de voir les évolutions, les accomplissements et les impacts sur l’efficacité de l’équipe.

Conclusion

Avec les activités ici suggérées, nous avons une rétrospective complète :

Ouverture : suivi du précédent sprint.
Récolte de sujets : café filtre, Lean Coffee.
Génération d’idées : rencontres express, Speed Dating.
Choisir les actions : enchères.
Clôture : reconnaissance.

Cet exemple de rétrospective permet de garder l’équipe alerte et stimulée, d’aller chercher l’apport de tous les membres et de travailler les points faibles de l’équipe tout en gardant du positif dans la réunion.

Par contre, il faut aussi éviter d’avoir toujours le même format, ce qui a tendance à créer une routine qui peut être monotone. Il est ainsi bien de changer souvent, même si ce n’est qu’une ou deux activités chaque fois, et de revenir plus tard avec une activité déjà faite dans le passé, que l’équipe a bien aimé.

Pour plus d’idées, le site Retromat est une excellente source d’inspiration.

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